مقدمه :
از مهمترین ملزومات سازمانهای کوچک و بزرگ فعلی که در بخش های تولیدی و یا غیر تولیدی و چه در
بخش های خصوصی و دولتی فعالیت دارند، می توان به سیستم های اطلاعاتی مناسب اشاره نمود .
حتما شنیده اید سازمانها و شرکت های مختلف رقم های زیادی را صرف سیستم های اطلاعاتی خود می کنند و هر سال یک سیستم جدید به خیال مرتفع شدن مشکلات سیستم های اطلاعاتی خود ، خریداری و نصب و مجددا پس از گذشت زمان اندکی جمع آوری میکنند! .
پس این سوال مطرح میشود که چرا علی رغم صرف هزینه های سنگین در خصوص راه اندازی سیستم های اطلاعاتی همچنان سازمانها و شرکتها با مشکلاتی از این قبیل مواجه می باشند ؟
در اینجا به جهت اینکه متاسفانه شاهد شکست چند پروژه نرم افزاری در حوزه سیستم های اطلاعاتی بوده ام و هم شاهد بهبود و ارتقاء سیستم های اطلاعاتی ، بر آن شدم تا در این خصوص مواردی را هر چند مختصر ارائه ، تا شاید راهگشای سایر سازمانها و شرکتها باشد.
شواهد نشان میدهد ، ریشه عمده مشکلاتی از این قبیل بدلیل نقش محوریت سازمان حول موضوع خاص می باشد موضوعاتی از قبیل مالی ، اداری ، تولید و ... . اغلب سازمانها در ایران محوریت سازمان و یا شرکت خود را بر اساس داده های مالی و حوزه مالی بنا می نهند و رئیس آن داده ها در اغلب موارد تاثیر گذار در روند سازمان می شود . روندی که اغلب رئیس مابانه و به دور از یک اندیشه سیستمی می باشد. که البته اثبات شده بهترین روش برای حل اینگونه معضلات، گرداندن محوریت سازمان حول اطلاعات و یا کلا حوزه IT میباشد.
از مهم ترین ویژگیهای محوریت اطلاعات در سازمان ، همان دستیابی به کلیه اطلاعات سازمان از طریق یک سیستم یکپارچه اطلاعاتی می باشد. سیستمی که به دور از هر گونه جنجالهای مغرضانه ، گزارشات مفید و بسیار دقیقی به مدیران ارشد ارائه می کند . زمانیکه این گونه سیستم های اطلاعاتی هر چند محدود و کوچک در سازمان وجود نداشته باشد ، عملا نبض شرکت را به اشخاص می سپاریم ، اشخاصی که ممکن است با تصمیم گیری های بدون پایه و اساس و بدون اتکا به داده های واقعی ، سازمان را به بیراه های ناکجا آباد میرسانند که اغلب بازگشت به مسیر اصلی توان و انرژی و هزینه زیادی را از سازمان به هدر میدهد .
به عکس نیز صادق است ، زمانیکه محوریت سازمان به سمت اطلاعات گرایش نماید ، می توان نقش و قدرت سازمانهای مجازی یا Shadow Organization را در سازمان کمرنگ تر نمود و وابستگی های سازمان به افراد را به حداقل رساند و از ضربه های مهلکی که با ترک هر نفر به سازمان وارد می شود جلوگیری نمود.
همچنین به این نکته نیز میتوان اشاره نمود که در صورت تغییر نگرش به سمت محوریت اطلاعات ، دیگر نیاز نیست مدیران ارشد ساعتها و برخی اوقات ، روزها و ماهها منتظر تهیه یک گزارش شوند؛ گزارشی که معلوم نیست بر اساس چه داده هایی تهیه شده و داده هایی که معلوم نبود توسط چه کسانی به ثبت رسیده و تبث شده هایی که معلوم نیست به دور از خطاهای احتمالی باشد و یا احتمالا تغییرات !
همیشه طرح مشکل کارساز نبوده و چنانچه راه حل مناسبی ارائه نشود خود یک افزودنی جدید به مشکلات دیگر می باشد ، چرا که حل مشکل اهمیت دارد. به قول یکی از اساتید بنده که می گفت " هر موقع پیش من آمدی و مشکلی را مطرح نمودی بایستی حداقل یک راه حل نیز برای آن داشته باشی "
ما هم سعی نمودیم با طرح علل پیدایش مشکلات مربوطه برای هر یک نیز راه حل پیشنهاد نماییم تا شاید گامی در خصوص رفع این معضلات برداشته شود.
مهم ترین عوامل در شکست سیستم های اطلاعاتی :
1- عدم شناخت دقیق نیازهای سازمان
2- وجود گردش کارهای غلط و مرسوم شده
3- نفوذ مدیران مالی در سازمانها به عنوان محوریت سازمان
4- عدم تمایل کاربران به پذیرش تغییرات و کارشکنی در این خصوص و عدم نظم پذیری منابع انسانی
5- عدم صداقت برخی از شرکت های نرم افزاری در خصوص فروش سیستم ها
عدم شناخت دقیق نیازهای سازمان :
متاسفانه برخی از سازمانها تنها به دلیل احساس نیاز به سیستم های اطلاعاتی و بدون مطالعه و شناخت دقیق اقدام به تهیه سیستم های مربوطه می کنند که در اغلب موارد با شکست و صرف هزینه های زیاد روبرو میشوند که شاید مهمترین دلایل آن شامل موارد ذیل باشد.
1- عدم شناخت کامل سازمان توسط مدیران ذیربط
2- عدم بهره گیری از کارشناسان و متخصصان حوزه مربوطه
راه حل :
در اولین قدم جهت مکانیزه نمودن سازمان از طریق سیستم های اطلاعاتی ، بایستی بتوانیم نیازهای واقعی سازمان و حدود آنها را شناسائی نماییم. البته این مهم به واسطه یک مهندس نرم افزار و یا صنایع با گرایش تحلیل و طراحی سیستم قابل اجرا می باشد که پس از شناسایی کلیه فرآیندهای سازمان ؛ گام در مرحله بعدی می گذاریم . مرحله ای که در آن با توجه به شناخت نیازهای سازمان و فرآیندهای آن ، روشهای ذیل را در خصوص تهیه و یا جایگزینی سیستم های اطلاعاتی پیگیری می کنیم .
1- خرید بسته های نرم افزاری آماده از شرکت های نرم افزاری
2- تشکیل تیم متخصص طراحی و پیاده سازی در داخل سازمان و پیاده سازی آن طبق الگوها و روش های سازمان
3- سفارش تهیه سیستم های اطلاعاتی توسط شرکتهای نرم افزاری طبق خواست مشتری
البته هر یک از موارد فوق دارای معایب و مزایا می باشد که تشخیص و تاثیر آن با کمیته فنی سازمان می باشد .
وجود گردش کارهای غلط و مرسوم شده :
مجموعه کارهایی که در یک سازمان انجام میشود مطمئن باشید که از یک سیستم مطابعت میکند. چرا که آن مجموعه از اجزای مختلفی تشکیل شده است که با یکدیگر در تعامل میباشند و این یعنی تعریف سیستم . مثل واحد انبارها با واحد بازرگانی و تدارکات - واحد مالی با واحد بازرگانی - واحد فروش با واحد مالی - کلیه واحدها با واحد IT و ....
اما تعریف این روشها و تعاملات بسیار مهم است و این که از قواعد تصویب شده ثابتی تبعیت کند یا خیر ، از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. بعنوان مثال اغلب سازمانها به جای ایجاد یک روش نظام مند و مستند و بلحاظ جلوگیری از خطاهای عمدی و غیر عمدی به فکر پیچیده نمودن سیکلهای کاری سازمان میباشند تا بدینوسیله مانع از هر گونه سوء استفاده شوند . به همین دلیل اکثر سیستمهای آماده قابل بهره برداری نمی باشند و احتمالا چنانچه سیستم نرم افزاری بخواهند در آن روند ها قرار بگیرید یا خروجی مناسب نمیدهند و یا بایستی آنقدر در آن تغییرات غیر اصولی انجام داد که خود نرم افزار مربوطه از کار بیافتند و روند قبلی خود را نیز دچار مشکل نماید و به همین دلیل توصیه می شود سازمانهایی که تمایل به بهبود و یا بازنگری روشهای دستی و سنتی خود ندارند ، حداقل سیستم آماده خریداری نکنند و گزینه سفارش تهیه سیستم های مربوطه را در دستور کار خود قرار دهند ، گرچه این روش نیز ممکن است کارساز نباشد.
راه حل :
در هر صورت پس از بررسی نیازهای سازمان وحدود آنها بایستی روشهای مرسوم را شناسایی نمود و همه آنها را مستند نمود . مستندات مربوطه را در سیکل تهیه کننده و تایید کننده و تصویب کننده قرار دهیم و در این میان همه گردش کارها را بازنگری و بر روی آنها بهبود لازم صورت دهیم. این اقدام کمک شایانی به ما در خصوص استقرار سیستم های اطلاعاتی می کند.
نفوذ مدیران مالی در سازمانها بعنوان محوریت سازمان :
اصولا محوریت هر سازمان بر اساس یک یا چند موضوع فعال آن سازمان شکل می گیرد. اکثریت سازمانها از قدیم تا به کنون محوریت خود را براساس نظام مالی سازمان بنا نهادند و سیاستگذاری بنای اصلی سازمان ( به دلیل عدم شناخت مدیران ارشد از فواید و مزایای محوریت اطلاعات ) توسط موضوع خاصی گذاشته می شود که چون فاقد هر گونه وجاهت قانونی مبتنی بر تصمیم گیری گروهی می باشد ، متاسفانه سازمانها را درگیر تفکرات شخصی خود می کند. اخیرا نیز مرسوم شده برخی از مدیران یکی از شرایط خود را استقرار سیستم های اطلاعاتی ، مثلا فلان شرکت می دانند و همانطور که گفتم متاسفانه به دلیل عدم شناخت دقیق مدیران ارشد از سیستم و اطلاعات مربوطه چاره ای جز پذیرفتن اینگونه شرایط فاجعه انگیز را ندارند و این می شود که سال بعد با تغییر مدیریت مربوطه بایستی شاهد تغییر سیستم ها باشیم !
راه حل :
شاید اولین و مفیدترین راه در این خصوص آموزش و ارتقاء مدیران ارشد و آشنا نمودن آنها با ساختارنظام مند اطلاعاتی می باشد . مدیران ارشد زمانیکه آموزش های لازم را کسب نمایند و اهمیت اطلاعات و حوزه IT را لمس نمایند و بتوانند کلیه نیازهای اطلاعاتی خود را از درون سیستم و با اجرای یک فرمان ساده کسب نمایند؛ آن وقت است که آن سازمان محوریت خود را از موضوعیت شخصی به محوریت اطلاعات و داده ها و یا اصطلاحا محوریت IT تغییر داده است .
همچنین می توان یک راه حل دیگر در این خصوص بیان نمود و آن هم این است که به دلیل گرفتاری های زیاد مدیران ارشد سازمان ، این مهم را به دست کارشناسان و متخصصان مربوطه بسپارند تا آنها با شناخت دقیق نیازمندیها و سایر موارد اقدامات لازم را لحاظ نمایند.
ایجاد واحد مستقل IT و بهره گیری از متخصصان با تجربه و با جایگاه سازمانی بالا ، بطوریکه واحد مربوطه مستقیما با مدیران ارشد در تعامل باشد ، بسیار مفید است . در برخی سازمانها واحد IT را ایجاد مینمایند و آنرا در زیر شاخه سایر واحدهای سازمانی دیگر از قبیل اداری یا مالی و یا سایر موضوعات سازمانی تعریف میکنند. که در اینصورت نتایج مفیدی حاصل نمی شود و احتمال سانسور موارد و یا اعمال سلایق شخصی در آن بسیار محتمل می شود.
عدم تمایل کاربران به پذیرش تغییرات :
انسانها در مقابل تغییرات واکنش نشان می دهند و این واکنش ها درجات مختلف دارد. در سازمانهایی که از قبل هیچگونه سیستمی وجود نداشته پرسنل به جهت عدم اعتماد به سیستم های کامپیوتری و ترس از دست دادن کار، بنا به مخالفت گذاشته و هیچگونه همکاری در خصوص راه اندازی سیستم های مربوطه از خود نشان نمی دهند و بعضا با دادن داده های غلط به سیستم ؛ نتایج به دست آمده که قطعا غلط می باشد را با بزرگنمایی در مقابل مدیران ارشد ، سعی در بی اعتبار کردن سیستم می نمایند. این در خصوص سایر سازمانها که قصد تغییر سیستم های قدیمی خود با سیستم های جدید را دارند ، نیز شامل می شود .
راه حل :
به نظر می رسد بهترین راه حل ، آموزش و ارتقاء سطح فکری پرسنل سازمان می باشد و با تاکید به این موضوع که ارتقاء پرسنل باعث ارتقا سازمان خواهد شد سعی در نشان دادن نقاط قوت سیستم ها نمایید و در صورت عدم پذیرفتن تغییر و اصلاح روش فعلی و بهبود آن ، به ناچار اقدام به تعویض نیروی انسانی مربوطه نمایید.
مواردی از قبیل قولهای مساعد در خصوص پاداش و ارتقا در صورت همکاری در خصوص راه اندازی سیستم نیز موثر و مفید خواهد بود.
فازبندی نمودن کارها در زمان نصب سیستم و اخذ تاییدیه کتبی و تحویل سیستم به کاربر مربوطه راهکار مناسبی می باشد. این مهمترین کار در زمان انتقال سیستم به کاربر می باشد .علاوه بر اخذ تاییدیه کتبی از کاربران ، تجربه نشان داده است برای هر سیستم یک راهبر نیز تعیین شود . خصوصیات راهبر مربوطه بایستی شخصیتی جوان ، تحصیلکرده و پویا باشد تا بتواند از سیستم دفاع و در خصوص رفع مشکلات کاربران سیستم مربوطه تلاش و مساعدت بخرج دهد.
صداقت شرکتهای نرم افزاری در خصوص ارائه سیستمها :
متاسفانه وقتی به سایتهای سازمانهای ذیربط با انفورماتیک و IT مراجعه می کنید همه جا صحبت ازحمایت حقوق پدیدآورندگان نرم افزاری می شود که البته به حق نیز می باشد و امیدوارم هر چه سریعتر قوانین مربوطه مصوب شود و یا ضمانت اجرایی داشته باشد. ولی هیچ کجا صحبت از حقوق مصرف کننده و یا مشتری های سیستم های اطلاعاتی نشده است . اغلب افراد غیر متخصص با حمایتهای مالی اقدام به ثبت شرکت و تولید سیستم های نرم افزاری بدون پشتوانه علمی و فنی می نمایند و با توجه به همان پشتوانه های مالی و صرف هزینه های تبلیغات گسترده که هیچکدام آنها جنبه واقعی ندارند ، اقدام به فروش سیستم ها می نمایند و با دادن پورسانتهای بالا به متولیان امر که کاملا مشهود و واضح این پیشنهادات مطرح می شود و شاید تا حدودی بصورت عرف بدل گشته، اقدام به تحمیل یک سیستم؛ بدون در نظر گرفتن سایر شرایط می نمایند و نتیجه آن مشخص است . آنهم آلوده کردن سازمان به سیستم های مربوطه و تحت الشعاع قراردادن سازمان با سیستم های خود.
راه حل :
انتخاب این شرکتها بایستی با دقت زیاد صورت گیرد و در کلیه زمینه ها بایستی Bench Marking به نحو صحیح صورت گیرد و آیتم هایی از قبیل ذیل باید در Bench Marking لحاظ شود :
1- سابقه شرکت و خوشنامی آن در بین سایر رقبا
2- Plat Form طراحی سیستم
3- انعطاف پذیر بودن سیستم
4- انعطاف پذیر بودن شرکت
5- جویا شدن از مشتریان فعلی در خصوص عملکرد سیستم ها
6- سوابق عضویت شرکتهای مربوطه در سازمانهای ذیربط
همچنین لازم به توضیح است در خصوص عقد قرارداد و همچنین مفاد آن تعجیلی به خرج داده نشود و فازبندی نمودن مراحل نصب ، آموزش و راه اندازی سیکل کامل کاری ، بایستی حتما در قراردادهای مربوطه لحاظ و تا حدودی می توان پرداختهای مربوط به خرید سیستم را منوط به گذر از هر فاز نمود.